Datenhandling und Controlling leicht gemacht bei Hako
Über Hako
Lösungen ohne Kompromisse. Hako ist ein international führender Hersteller von professionellen Maschinen und Anbieter von exzellenten Serviceleistungen für die Reinigungstechnik und Kommunaltechnik. Mit Sitz und Hauptwerk in Bad Oldesloe bei Hamburg verfügt die Hako-Gruppe über weitere Produktionsstätten in Deutschland, Polen und den USA. Weltweit erwirtschaften nahezu 2.500 Mitarbeiter einen Jahresumsatz von über 500 Millionen Euro in mehr als 60 Ländern. Hako entwickelt Produkte, die den hohen und stetig wechselnden Anforderungen der Kunden gerecht werden. Der Blick ist immer nah am Markt und bei den unterschiedlichen Branchen. Heute gehören Hakos innovative Maschinen für die Innen- und Außenreinigung, multifunktionalen Lasten- und Geräteträger für den kommunalen Einsatz und für die Grundstückspflege sowie Kehrmaschinen mit Mehrfachnutzen zu den besten am Markt. Ergänzt durch weitreichende Dienstleistungen bietet Hako Komplettlösungen für mehr Transparenz und höhere Wirtschaftlichkeit während der gesamten Nutzungsphase.
Die Herausforderung
Die Controllingaufgaben bei Hako wurden mit einer Mischung aus einer veralteten Softwarelösung und Excel erledigt. Das erzeugte einen hohen Zeitaufwand, um Planung und Reporting bereitzustellen. Ziel des Projektes war es, die wiederkehrenden Reporting-Aufgaben, dazu zählte das Sammeln, Aufbereiten und Kommentieren von Daten zu automatisieren. Daneben sollte die Basis für eine flexible Szenarien orientierte Planung geschaffen werden.
Das Projekt
Hako führte in Zusammenarbeit mit der q.beyond Tochtergesellschaft q.beyond Data Solutions die Lösung APOLLO von Virtivity ein. Im ersten Schritt entstand eine starke Automatisierung des monatlichen Reportings. Der Abstimmungsaufwand wurde von dem zentralen Controlling auf die dezentralen berichtenden Einheiten verlagert. So unterstützt APOLLO die berichtenden Einheiten im Rahmen der Datenerfassung monatlich bei der Abstimmung von Intercompany-Beziehungen. Alle anderen Einheiten können Daten mit einem Excel-Template ins System hochladen oder manuell erfassen. Dabei hat das zentrale Controlling den Berichtsprozess mithilfe einer Statusübersicht stets im Blick und kann so steuernd eingreifen. Bereits während der Erfassung erfolgt die Konsolidierung der Daten zum Konzernergebnis. Am Ende des Prozesses besteht die automatisierte Übergabe der Daten an die Muttergesellschaft von Hako.
Der Kundennutzen
Durch den Einsatz von APOLLO hat HAKO den kompletten Prozess des Monatsreportings digitalisiert. Damit erzielte HAKO massive Zeitersparnisse und spürbare Qualitätsgewinne. Die Fehlerquote im Prozess konnte verringert werden, der Aufwand für Datensammeln und -aufbereitung wurde minimiert. So verbleiben nun Freiräume für Analyse und Kommentierung. Das erhöht die Qualität und Aussagekraft. Damit kann HAKO nun bessere Entscheidungen treffen.
Anforderungen des Kunden
- Bereitstellung, Installation und Konfiguration der Software APOLLO
- Anpassung und Ergänzung der APOLLO Standardfunktionen auf die Anforderungen von Hako
- Unterstützung beim Ausrollen der Software und bei der Etablierung des organisatorischen Prozesses
- Coaching bei der Anpassung von Berechnungslogiken und bei der Erstellung von Reports für Analyse und Datenerfassung
Ziele des Projektes
- Automatisierung der wiederkehrenden Reporting-Aufgaben, wie das Sammeln, Aufbereiten und Kommentieren von Daten
- Aufbau von Datenschnittstellen zu vorgelagerten und nachgelagerten IT-Systemen (u.a. SAP)
- Ablösen veralteter Software-Applikation und Excelbasierter Lösung
- Schaffen einer Basis für flexible Szenarien orientierte Planung
Von der Idee bis zur Umsetzung: Unsere Projekt-Highlights
„Für uns war die Kombination aus erfahrenen Beratern von q.beyond Data Solutions und die erprobte Lösung von Virtivty, dem APOLLO Hersteller, ein Erfolgsgarant.“
Tobias Liermann, Leiter Controlling
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Marc Böning Geschäftsführer